قبل از هر چیز، برای آنکه یک سخنرانی اثربخش باشد بایستی مقدمات مربوط به آن به خوبی مدیریت شده باشد. مثلا:
1 – وقت برگزاری سخنرانی:
الف) صبح باشد (چه ساعتی)؛
ب) عصر باشد (چگونه)؛
ج – اوایل هفته باشد یا آخر هفته؛
د) روز تعطیل باشد یا غیرتعطیل؛
ه) در وقت روزهای گرم سال باشد یا سرد؛
و) در مناسبتی خاص باشد.
و...
2 – مکان برگزاری سخنرانی:
الف) ازنظر مسافت و موقعیت جغرافیایی و نحوه دسترسی شرکت کنندگان؛
ب) از لحاظ نور – صدا – تهویه و...
ج) دارای فضای سبز و درخت و... است یا در میان انبوه ترافیک و صدا و...
د) گنجایش لازم و وسعت کاری؛
ه) محل پذیرایی از میهمانان خاص؛
و) پارکینگ و عبور و مرور؛
ز) آبخوری و سرویس های بهداشتی؛
ح) امکانات از لحاظ برقراری ارتباطات (فاکس – اینترنت – تلفن و...)؛
ی) دکور و چیدمان وسایل.
3 – سخنران:
الف) مشهور است، محبوب است؛
ب) دارای مقام و موقعیت خاصی دراجتماع است؛
ج) جزو کدام گروه و حزبی است؛
د) اصالت خانوادگی و سوابق خدمتی؛
ه) مدارک تحصیلی خود را از چه مراکزی دریافت کرده است؛
و) حامیان و طرفداران او چه کسانی هستند؛
ز) چه ویژگیهای فردی و شخصیتی بارزی دارد.
4 – برگزارکنندگان:
الف) چه قصدی و هدفی را دنبال می کنند؛
ب) سازمان و یا مرکز خاصی است یا به وسیله تشکلهای غیردولتی برگزار می شود؛
ج) کار دعوت و پذیرایی را به خوبی برنامه ریزی کرده اند؛
د) نکات ایمنی، بهداشتی و حفاظتی لازم را مدنظر قرار داده اند؛
ه) دارای انسجام و هماهنگی هستند؛
و) بروشور و برگه های اطلاع رسانی لازم را آماده کرده اند.
5 – شرکت کنندگان (مخاطبان):
الف) قشر خاصی از جامعه هستند؛
ب) انفرادی دعوت شده اند یا با خانواده؛
ج) برای سرگرمی آمده اند یا استفاده علمی تخصصی؛
د) برای سرگرمی کودکان و فرزندان برنامه های خاصی تدارک دیده شده است؛
ه) سرویس برای رفت و آمد آنان مهیا شده است؛
و) از محتوا و هدف برگزاری سخنرانی اطلاع دارند.
منابع و ماخذ
1 – آرمیچل، ترنس – مردم در سازمانها – ترجمه دکتر حسین شکرکن – انتشارات رشد – چاپ دوم پاییز 1377
2 – باترا، ویجی و پرامد – اندیشه های خوب برای همه – ترجمه هیبت ا... اسدی – انتشارات آستان قدس رضوی – چاپ اول 1381
3 – دکر، برت – مدیریت فرایند ارتباطات موثر – ترجمه دکتر بهزاد رمضانی – انتشارات نشر دایره – چاپ اول تابستان 1379